Pengertian Email, Webmail dan Email Client

Sekarang ini sebuah alamat email sangatlah berarti. Bayangkan saja… dengan 1 alamat email Google (GMail) misalnya… anda mendapatkan berbagai fasilitas dari Google.

Email sendiri adalah berupa surat elektronik yang ditandai dengan lambang simbol @. Kemudian ada istilah webmail dan email client yang berhubungan erat dengan email. Berikut adalah artikel yang saya ambil My Tutorial yang menjelaskan tentang hal itu.

Bukan hal yang asing jika berbicara tentang Email, terutama bagi kawula muda yang saat ini lagi hangat-hangatnya menggunakan jejaring sosial. Email notabena dibutuhkan untuk proses aktivasi ketika sebuah akun dibuat di salah satu situs. Nah pada editorial ini akan dibahas apa itu email, bagaimana cara kerjanya dan menerimanya baik menggunakan webmail maupun email client.

Email merupakan media surat menyurat yang dilakukan melalui media elektronik alias komputer. Dengan email, komputer-komputer di seluruh dunia, yang terhubung dalam jaringan internet, bisa saling mengirim pesan, sebagaimana layaknya Anda mengirim surat kepada rekan-rekan Anda yang tingal di belahan dunia yang lain.

Dilihat dari cara kerjanya, proses pengiriman email sebenarnya tidak jauh berbeda dengan surat konvensional. Untuk mengirim surat, pertama kali Anda mengantar surat tersebut ke kantor pos terdekat. Pihak kantor pos akan mengumpulkan seluruh surat yang masuk, menyortirnya berdasarkan wilayah tujuan, lalu mendistribusikan surat-surat tersebut ke alamat tujuan masing-masing.

Email pun bekerja dengan cara seperti itu. Ada dua protokol utama yang mengatur lalu lintas surat elektronik. Protokol pertama bernama SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), yang bisa dianalogikan sebagai kantor pos, dan berfungsi untuk mendistribusikan pesan-pesan yang Anda kirim ke alamat tujuan. Sedangkan protokol kedua bernama POP3 (Post Office Protocol version 3), yang bertugas menangani pesan-pesan elektronik yang masuk ke kotak pos Anda.

Ketika Anda mengirim sebuah pesan elektronik, komputer Anda akan mengarahkan pesan tersebut ke sebuah SMTP server, untuk diteruskan ke mail-server tujuan. Mail-server tujuan ini bisa dianalogikan sebagai kotak pos di pagar depan rumah Anda, atau kotak PO BOX di kantor pos. Pesan-pesan yang terkirim akan tetap di tempat tersebut hingga si pemiliknya mengambilnya. Urusan pengambilan pesan elektronik tersebut ditangani oleh protokol bernama POP3 tadi.

Untuk mengambil pesan yang ada di mail server, mail server memberikan fasilitas bernama webmail yang memungkinkan Anda mengelola e-mail dari mana saja di seluruh dunia. Yang penting, komputer Anda memiliki akses internet.

Webmail ini bisa diakses melalui browser seperti Firefox, Internet Explorer, Opera, dan sebagainya. Anda tinggal mengetikkan alamat URL dari webmail tersebut (misalnya http://mail.yahoo.com atau http://mail.google.com), masuk kedalam webmail tersebut dengan login terlebih dahulu.  Anda akan segera bisa melihat pesan-pesan yang masuk di “kotak surat” (inbox) Anda. Ini yang disebut pengelolaan email menggunakan webmail.

Sementara POP client (atau email client) adalah software pengelola e-mail yang bertugas untuk memindahkan pesan-pesan email dari mail server Anda ke harddisk di komputer Anda. Karena tugasnya adalah memindahkan, maka inbox di mail server Anda akan kosong setelah pesan-pesan tersebut masuk ke komputer Anda.

Ada banyak program email client yang tersedia saat ini, seperti Microsoft Outlook dan Outlook Express, Mozilla Thunderbird, dan masih banyak lagi. Agar email Anda di server bisa diambil dengan sukses oleh program e-mail client, Anda harus mengatur setting untuk POP3 dan SMTP account pada program email client.

Untuk POP3 account biasanya bersifat fixed, tidak bisa diubah-ubah. Jika Anda menggunakan account e-mail CBN misalnya, maka POP3 accountnya adalah pop.cbn.net.id. Sedangkan SMTP account biasanya lebih fleksibel, karena tergantung dari ISP yang Anda gunakan. Misalnya Anda menggunakan account email gratisan dari hotpop.com. Anda bisa menggunakan SMTP account-nya hotpop.com (smtp.hotpop.com), atau SMTP dari ISP Anda (untuk CBN, SMTP account-nya adalah smtp.cbn.net.id).

Secara umum, penggunaan e-mail client akan meminimalisir ketergantungan Anda terhadap akses internet. Kenapa? Karena koneksi internet hanya Anda butuhkan ketika melakukan dua hal:

• mengambil email dari mail server Anda
• ketika Anda hendak mengirim e-mail.

Anda sama sekali tidak membutuhkan koneksi internet ketika membaca atau mengetik pesan e-mail. Lalu mana yang lebih baik digunakan ?

Tidak mudah menyebut mana yang yang lebih baik, masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan sendiri. Keunggulan utama webmail adalah kemampuannya untuk diakses dari mana saja di seluruh dunia. Dari kantor, warnet, rumah, luar negeri, rumah tetangga, atau dari tempat lain, terserah Anda. Yang penting, komputer yang Anda pakai memiliki akses internet. Kemudahan seperti ini disebabkan e-mail yang Anda kelola berada di mail server tertentu, bukan di komputer pribadi Anda.

Sedangkan kelemahan webmail adalah ketergantungannya yang sangat tinggi terhadap akses internet. Selama mengelola e-mail, Anda harus terkoneksi terus ke internet. Jika koneksi terputus maka terhentilah gerakan anda.

Kelemahan webmail lainnya adalah dalam hal kuota. Ada pembatasan tertentu terhadap kapasitas mail serverAnda. Ketika kuota dalam kondisi out of limit maka Anda tidak akan bisa menerima pesan-pesan baru. Solusinya ? Ya harus membuang pesan-pesan yang tidak penting.

Sedangkan email client memiliki memiliki keunggulan dan kelemahan yang sebaliknya. Keunggulannya yakni dapat menghemat koneksi internet. Anda cukup terkoneksi ketika melakukan Send and Receive. Setelah itu, Anda bisa membaca dan menulis email secara offline. Keunggulan lainnya, proses pembacaan pesan sangatlah gampang. Anda tinggal mengklik subject sebuah pesan, lalu dalam sekejap Anda akan bisa membacanya. Bahkan hampir semua program e-mail client memiliki fasilitas Auto Preview, yang membuat proses pembacaan e-mail menjadi lebih mudah. Anda juga tak perlu khawatir soal kuota, karena pesan-pesan e-mail Anda telah berpindah dari mail server ke komputer pribadi Anda.

Sedangkan kelemahan utama e-mail client adalah keterbatasannya dalam mengakses pesan e-mail Anda. Anda hanya bisa mengakses e-mail Anda dari komputer pribadi Anda, tidak bisa dari komputer tetangga, warnet, apalagi dari luar negeri. Selain itu, apabila Anda kurang hati-hati, pesan-pesan rahasia di inbox Anda bisa dibaca oleh orang lain dengan gampang. Memang, ada fasilitas Identity seperti di Outlook Express yang sanggup melindungi Anda dari kemungkinan terbacanya e-mail Anda oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Namun tidak semua e-mail client memiliki fasilitas Identity. Kalaupun ada, tidak semua orang menggunakannya, mungkin karena tidak tahu, atau merasa tidak perlu.

Nah, sekarang pilihlah metode mana yang lebih bagus dipergunakan untuk mengakses email. Apakah langsung dari webmail atau menggunakan email client. Itu semua tergantung keperluan dan kebutuhan pribadi masing-masing.